Právě nesprávně sjednané nebo chybějící pojištění patří mezi časté důvody komplikací při vyřizování pobytových dokumentů.
Připravili jsme proto jednoduchý přehled kroků, které doporučujeme řešit ještě před příjezdem zaměstnance do České republiky.
Abychom Vám byli maximálně nápomocni, připravili jsme si pro Vás jednoduchý Checklist, který Vám bude po celou dobu k dispozici a jednoduše Vás provede celým procesem.
1. Ověřte typ pobytu a účel příjezdu
Nejdříve je potřeba zjistit:
* jaký typ pobytového oprávnění bude zaměstnanec vyřizovat,
* zda přijíždí za zaměstnáním delším než 3 měsíce,
* zda bude žádat například o zaměstnaneckou kartu,
* od kdy vznikne pracovní poměr.
Právě tyto informace rozhodují o tom, jaký režim zdravotního pojištění se bude na zaměstnance vztahovat.
2. Připravte potřebné dokumenty
Pro vyřízení pojištění i pobytových formalit bývá zpravidla potřeba:
* cestovní pas,
* osobní údaje zaměstnance,
* pracovní smlouva nebo příslib zaměstnání,
* informace o plánovaném datu příjezdu do ČR.
Doporučujeme všechny podklady připravit s dostatečným předstihem.
3. Vyřešte zdravotní pojištění ještě před příjezdem
Při žádosti o dlouhodobé vízum nebo pobyt může být vyžadováno doložení zdravotního pojištění. Rozsah požadovaného pojištění závisí na konkrétním typu pobytu.
U zaměstnanců ze zemí mimo EU je důležité řešit zejména období před vznikem pracovního poměru.
V okamžiku nástupu do zaměstnání může cizinci za splnění zákonných podmínek vzniknout účast ve veřejném zdravotním pojištění, přičemž registraci standardně provádí zaměstnavatel.
4. Zkontrolujte správnost údajů
Před odesláním dokumentů zaměstnanci doporučujeme ověřit:
* jméno podle cestovního pasu,
* datum narození,
* číslo pasu,
* dobu platnosti pojištění,
* soulad všech údajů s ostatní dokumentací.
I drobná chyba může celý proces zbytečně prodloužit.
5. Myslete na období mezi příjezdem a nástupem do práce
Tento bod bývá velmi často opomíjen.
Například u sezónního zaměstnání musí být zdravotní pojištění doloženo na dobu od vstupu do České republiky až do nástupu do zaměstnání.
Právě správné nastavení tohoto přechodného období pomáhá předejít komplikacím při vyřizování pobytu.
Nejčastější chyby zaměstnavatelů:
a) Spoléhání na to, že vše vyřeší zaměstnanec sám
Zahraniční pracovníci často neznají české legislativní požadavky a bez jasných instrukcí mohou dodat neúplné nebo nesprávné dokumenty.
b) Chybně nastavené období pojištění
c) Nejčastější problém vzniká mezi datem příjezdu a datem nástupu do zaměstnání.
d) Překlepy v osobních údajích
e) Rozdíl jednoho písmene oproti pasu může znamenat nutnost vystavení nových dokumentů.
f) Řešení administrativy na poslední chvíli
g) U vízových procesů bývá časová rezerva zásadní.
Jak celý proces zjednodušit?
Pokud pravidelně zaměstnáváte pracovníky ze zemí mimo EU, vyplatí se mít partnera, který se orientuje v oblasti zdravotního pojištění cizinců, pobytových náležitostí a související administrativy.
Díky správně nastavenému procesu můžete výrazně snížit administrativní zátěž HR oddělení, minimalizovat chybovost a urychlit nástup zaměstnanců do práce.
